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Elektronischer Rechnungseingang

Die Digitalisierung des Rechnungsprozesses ist ein wichtiger Hebel, um Mitarbeiter von zeitraubenden Verwaltungsroutinen zu entlasten. Mit der Anbindung der Partnerlösung BTS-PiT steht Haufe wowinex-Anwendern die automatisierte Rechnungsverarbeitung offen.

Warum der Rechnungsprozess oft ineffizient ist

Viele Wohnungsunternehmen bearbeiten Handwerker- und Dienstleisterrechnungen noch auf herkömmliche Weise. Postrechnungen werden mit Eingangsstempeln versehen,
E-Rechnungen ausgedruckt, dann leitet man sie weiter zur Buchhaltung, anschließend in den Fachbereich zum Abzeichnen. Oft vergehen Tage, bis der Betrag angewiesen wird.

Manuelle Bearbeitung und Prüfung kosten Zeit, fehlerhafte und doppelt ausgestellte Rechnungen verursachen Rückfragen und noch mehr Aufwand – die Durchschnittskosten pro Rechnung liegen oft im zweistelligen Bereich. Wenn Sie diese Kosten senken und Ihre Mitarbeiter von lästigen Routinen entlasten wollen, sollten Sie sich mit Ihren Auftragnehmern vernetzen und die Rechnungsverarbeitung digitalisieren.

Die Vorteile des elektronischen Rechnungseingangs

Mann nutzt Tablet mit verschiedenen Werten

Mit der Anbindung des ERP-Systems Haufe wowinex an das Portal für technisches Gebäudemanagement unseres Partners BTS Software GmbH& Co. KG bieten wir Ihnen dafür eine smarte Lösung. Der Datentausch zwischen Ihrer ERP-Software und der Plattform BTS-PiT läuft über die moderne Cloud-API von Haufe.

  • Über die geprüfte, sichere Cloud-Schnittstelle tauscht Haufe wowinex Stamm- und Rechnungsdaten mit BTS-PiT. Die Rechnungen Ihrer Dienstleister und Handwerker, die an das Portal angeschlossen sind, lassen sich so bequem und ohne Medienbruch verarbeiten.
  • Der Ablauf verkürzt sich dabei erheblich. Haufe wowinex ruft die Rechnungen aus BTS-PiT selbständig ab und prüft sie fachlich und formell. Beispielsweise muss ein existenter Haufe wowinex-Benutzer auf der Rechnung angegeben sein.
  • Rechnungen mit EPA-Leistungen (Einheitspreisvereinbarungen) können vollautomatisch geprüft und kontiert von BTS-PiT in das wowinex-Rechnungseingangsbuch übergeben werden. Individuelle Einstellungen des Zufallsgenerators lassen immer selektive Einzelprüfungen zu.
  • Fehlerhafte oder doppelte Rechnungen weist das System automatisch zurück. Ihre Mitarbeiter erhalten also nur „buchungsfertige“ Rechnungen gemäß den Vorgaben Ihres Rechnungseingangsbuchs.
  • Die Rechnungen werden automatisch vorkontiert, die Freigabe erfolgt auf elektronischem Weg. Skonti können optimal genutzt werden, weil beim Rechnungsimport die entsprechenden Fälligkeitstermine schon berechnet wurden.
  • An den Rechnungsaussteller, fließen Informationen über BTS-PiT zurück, wie Eingangs-und Belegnummer oder der Status, wenn die Rechnung zur Zahlung angewiesen oder als fehlerhaft abgelehnt wurde. Auch das ohne Zutun Ihrer Mitarbeiter.

Neu: Erweiterte Dividendenermittlung

Dank automatisierter Prozesse können Sie die wichtigen und sensiblen Aufgaben der Mitgliederverwaltung umfassend, sicher und effizient erledigen. Aussagekräftige Analysen verschaffen Ihnen zudem mehr Transparenz.

  • Pro Anteilsart (Unternehmensanteil, Wohnungsanteil, weitere Anteile etc.) können Sie einen Prozentsatz angeben, der den Faktor Bruttodividende bzw. Nettodividende ersetzt.
  • Sie hinterlegen anstatt des Prozentsatzes pro Anteilsart verschiedene Prozentsätze, die abhängig von der Anzahl der Anteile variieren.
  • Auch Teilauszahlungen sind möglich, wenn der Vorstand etwa aufgrund einer Krise einen solchen Beschluss gefasst hat. So können Sie eine Teilauszahlung von zum Beispiel 50 Prozent der Dividende einsteuern.

Die Partnerlösung BTS-PiT

BTS-PiT ist ein Portal für internetbasiertes technisches Gebäudemanagement, das als Erweiterung zum bestehenden immobilienwirtschaftlichen ERP-System fungiert. Dabei übernimmt BTS die Funktionen der technischen Bewirtschaftung. Durch die integrierte Handwerkerkopplung werden alle an den technischen Prozessen Beteiligten digital in einem Workflow vernetzt. Im Webtext würde ich die Schreibung in Versalien nicht übernehmen, wird auch sonst nicht genutzt.  Auf der Partnerseite, im Profil des Partners, wäre es noch vertretbar.

Es werden alle immobilienspezifischen Themen integriert:

  • Instandhaltung
  • Regiebetriebssteuerung
  • Verkehrssicherungspflicht
  • Wohnungsabnahme
  • Versicherungsschadenmanagement
  • Neubau
  • u.v.m.
Logo der Partnerlösung BTS-PiT

Beratung zum elektronischen Rechnungseingang

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