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Zusatzmodul Handwerkerkopplung
Module

Die Haufe Handwerkerkopplung: Mit Handwerkern reibungslos zusammenarbeiten

Infografik Handwerkerkopplung

Die Haufe Handwerkerkopplung ist das passende Zusatzmodul, um Ihr technisches Immobilienmanagement in Haufe wowinex zu integrieren. Die internetbasierte Lösung vereinfacht die Kommunikation mit Ihren Handwerkern und optimiert die Abläufe – von der Auftragsvergabe bis zur Rechnungsprüfung.

Angebote einholen, Arbeitsnachweise prüfen, Rechnungen freigeben – die Zusammenarbeit mit Handwerkern erfordert viel Kommunikation und vor allem einen reibungslosen Informationsfluss. Die Haufe Handwerkerkopplung entlastet Sie hier entscheidend. Denn sie vereinfacht nicht nur die Vergabe von Aufträgen, sondern auch den gesamte Rechnungslauf, etwa durch eine automatisierte Rechnungsprüfung. So lassen sich die Beziehungen zu Ihren Handwerkern optimal gestalten.

Hochintegriert und einfach anzuwenden

Die Haufe Handwerkerkopplung bindet Ihre Handwerker über eine Portallösung an. Sie erstellen Ihre Aufträge in Haufe wowinex und das ERP-System überträgt sie im Hintergrund an das Portal. Alle Daten werden über eine geprüfte Schnittstelle sicher ausgetauscht. Die Geschäfte mit Ihren Handwerkern integrieren sich damit perfekt in Ihre internen Prozesse, etwa in die Buchhaltung oder den Zahlungsverkehr.

Um die Anwendung für alle Beteiligten so einfach wie möglich zu gestalten, ist die Haufe Handwerkerkopplung mit einer bedienerfreundlichen Oberfläche ausgestattet. Als webbasiertes System ist die Lösung überall und jederzeit verfügbar. Die Anwender benötigen lediglich einen Internetzugang und einen gängigen Browser.

Mehr zu den Funktionen

Infografik Handwerkerkopplung

Die Haufe Handwerkerkopplung verbessert die Kommunikation zwischen Wohnungsunternehmen und Handwerkern, sorgt für transparente Prozesse und beschleunigt den Informationsfluss.
Haufe Handwerkerkopplung

Funktionalitäten für Wohnungsunternehmen

Abbildung Handwerkerkopplung Auftragsübersicht

Mit komfortablen Funktionen vereinfacht die Haufe Handwerkerkopplung den gesamten Prozess der Handwerker-Beauftragung.

Mit der vereinfachten Schnellerfassung in Haufe wowinex lassen sich mühelos Aufträge erstellen. Statusmeldungen zum Auftrag, wie abgelehnt oder erledigt, werden automatisiert an Haufe wowinex übertragen. Aufgrund des regelmäßigen Datenaustauschs können Nachbearbeitungen oder Reaktionen unverzüglich erfolgen.

Wenn Sie einen Auftrag über das Handwerkerportal erteilen, werden nur Gewerke zugelassen, die dem Handwerker zugeordnet sind und bei Anwendung eines Einheitspreisabkommens (EPA) den abgestimmten Preisen entsprechen. Diese Vorgaben werden auch bei der Rechnungsprüfung berücksichtigt. Ergänzt der Handwerker zusätzliche EPA-Positionen oder ändert er bestehende, ist die Rechnungsfreigabe durch einen Sachbearbeiter erforderlich. Wenn kein detailliertes Einheitspreisabkommen vorliegt, kann auch mit einer sogenannten „freien Position“ je Gewerk gearbeitet werden.

Rechnungen automatisiert prüfen

Per konfigurierbarem Zufallsgenerator lässt sich eine automatisierte Rechnungsprüfung vornehmen. Die Rechnung wird dann entweder von Ihnen freigegeben, im Vier-Augen-Prinzip zur weiteren Prüfung vorgeschlagen oder abgewiesen. Über zur Prüfung vorgesehene Rechnungen werden Sie automatisch per E-Mail benachrichtigt. Wenn eine Rechnungsstellung vom ursprünglichen Auftrag abweicht, wird nach Rechnungsfreigabe der zugehörige Auftrag in Haufe wowinex, inkl. Budget, automatisiert angepasst.

Rechnungen und Aufträge können im Saperion Dokumentenmanagementsystem automatisch zum jeweiligen Vorgang archiviert werden und stehen systemweit zur Verfügung. Die Handwerkerkopplung bietet darüber hinaus weitere optionale Funktionen, um Ihre individuellen Anforderungen zu unterstützen.

Abbildung Handwerkerkopplung Auftragsübersicht

Haufe Handwerkerkopplung

Funktionalitäten für Handwerker

Das Handwerkerportal unterstützt die Handwerksbetriebe durch eine einfache Auftragsbearbeitung und Rechnungserstellung

Die Nutzung des Handwerkerportals hat auch für die Handwerksbetriebe Vorteile. Sie profitieren nicht nur vom optimierten Informationsfluss, Aufträge lassen sich auch besser planen und kostenoptimiert bearbeiten.

Automatische Übernahme von Positionen in die Rechnung

Der Handwerker kann im Portal zusätzliche Positionen zum Auftrag hinzufügen, sofern diese zu den beauftragten und für ihn freigegebenen Gewerken gehören und dem Einheitspreisabkommen entsprechen. Ebenso kann er Positionen löschen. Die manuellen Änderungen finden in der Rechnungslegung automatisch Berücksichtigung.

Die angenommenen Aufträge, Arbeitsnachweise und Rechnungen stehen im PDF-Format zum Download bereit. Die Arbeitsnachweise sind mit einem Barcode versehen und können an eine zentrale Fax-Nummer oder E-Mailadresse gesandt werden. Durch den Barcode ist die automatische Zuordnung zum jeweiligen Vorgang im Handwerkerportal gewährleistet. Somit kann auch der Auftraggeber die Arbeitsnachweise jederzeit einsehen.

Transparenz und Effizienz in der Zusammenarbeit

Zur Auftragserteilung werden Mieter, Objekte, Gewerke und Auftragspositionen mit Zugriff auf das vereinbarte Einheitspreisabkommen und generelle Auftragsdetails ausgewählt. Teilnehmende Handwerker können eigene Positionen aus Material und Lohn in einem Artikelkatalog pflegen und diese Positionen wie aus einem Einheitspreisabkommen wählen. Den Positionen lassen sich Rechnungen hinzufügen. Alle selbst erstellten Mustervorlagen können auch in Kombination für die Rechnungslegung verwendet werden. Freie EPA-Positionen lassen sich mit Texten und Preisen belegen.

Komfortabel: Die Bestandsdatenpflege

Nicht nur das Wohnungsunternehmen, sondern auch der Handwerker kann Bestandsdaten ändern. Mit einem Auftrag liefert Haufe wowinex die Ausstattungsdaten zum Objekt je Auftragsposition. Bei der Rechnungslegung kann der ausführende Handwerker diese Ausstattungsdaten dann anpassen, zum Beispiel Wartungstermine oder Garantiedaten vermerken oder bei Bedarf Elemente löschen. Die Änderungen werden nach vorheriger Prüfung und Freigabe durch das Wohnungsunternehmen über das Portal zurück an Haufe wowinex übermittelt und in die Datenbank geschrieben. Auch eine lizenzierte Erfassung von Bestandsdaten ist möglich.

 

Sie haben Fragen zur Handwerkerkopplung oder zur Integration in Haufe wowinex? Nehmen Sie hier mit uns Kontakt auf.

 

Module

Die Haufe Handwerkerkopplung

Die Haufe Handwerkerkopplung integriert Ihr technisches Immobilienmanagement perfekt in Haufe wowinex und vereinfacht die Kommunikation mit Ihren Handwerkern.

Die Haufe Handwerkerkopplung bindet Ihre Handwerker über eine Portallösung an. Damit wird der gesamte Prozess vereinfacht, von der Auftragsvergabe über den Rechnungslauf bis zur automatisierten Rechnungsprüfung.

  • Komplette Integration des Prozesses in wowinex.
  • Aufträge werden von wowinex im Hintergrund an das Portal übertagen.
  • Bedienerfreundliche Oberfläche erleichtert allen Anwendern die Nutzung.
  • Als Weblösung überall und jederzeit verfügbar.

Mehr erfahren

Die Haufe Handwerker- kopplung verbessert die Kommunikation zwischen Wohnungs- unternehmen und Handwerkern, sorgt für transparente Prozesse und beschleunigt den Informationsfluss.

Funktionalitäten für Wohnungsunternehmen

Mit komfortablen Funktionen vereinfacht die Haufe Handwerkerkopplung die Beauftragung von Handwerkern.

  • Datenaustausch im Hintergrund über eine sichere Schnittstelle
  • Vereinfachte Schnellerfassung von Aufträgen
  • Automatische Statusmeldungen zum Auftrag
  • Prüfung der Aufträge und Rechnungen auf Gewerke-Konformität und Einheitspreisabkommen
  • Archivierung von Rechnungen und Aufträgen in Saperion
  • Viele optionale Funktionen für individuelle Anforderungen.

Intelligente Rechnungskontrolle

  • Diverse Kontrollmechanismen bei der Rechnungsfreigabe (Freigabe durch Sachbearbeiter)
  • Automatisierte Rechnungsprüfung per Zufallsgenerator (individuell zu konfigurieren)
  • Push-E-Mail für jede zur Prüfung vorgesehene Rechnung
Haufe Handwerkerkopplung

Funktionalitäten für Handwerker

Das Handwerkerportal unterstützt Ihre Partner durch eine vereinfachte Auftragsbearbeitung und Rechnungserstellung.

  • Der Handwerker kann im Portal Aufträge bearbeiten, löschen oder erweitern, soweit es Einheitspreisabkommen und Gewerke-Zulassungen erlauben.
  • Geänderte Positionen werden automatisch in die Rechnung übernommen.
  • Aufträge, Arbeitsnachweise und Rechnungen stehen im PDF-Format zum Download bereit
  • Barcode ermöglicht automatische Zuordnung der Aufträge

Artikelkatalog und Bestandsdatenpflege

Bei entsprechender Berechtigung kann der Handwerker

  • eigenständig Aufträge generieren, die nach einem Prüfungsverfahren durch das Wohnungsunternehmen freigegeben werden und
  • einen eigenen Artikelkatalog erstellen und pflegen.